Tout ce qu'il faut savoir pour piloter votre école

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   Créez votre compte et votre école

   En autonomie : bouton « Créer mon école gratuitement »sur la page d'accueil — formulaire de 2 minutes, confirmation par e-mail, et votre espace s'ouvre en forfait Découverte (gratuit jusqu'à 30 élèves, sans carte bancaire). L'équipe GestionEcole peut aussi créer l'école pour vous ; connectez-vous ensuite via /login.
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   Renseignez les paramètres école

   Ouvrez /parametrespour définir : nom, IA, IEF, chef d'établissement, logo, devise, échelle de notation, seuils de mentions, formule annuelle et modèle de bulletin.
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   Lancez l'assistant de rentrée

   Depuis /rentree, l'assistant vous guide pour créer votre première année scolaire, créer vos classes, configurer vos frais, puis inscrire vos élèves.
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   Inscrivez vos élèves

   Via /inscriptions/nouveaupour un wizard guidé, ou via l'import Excel dans /eleves pour les gros volumes.
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   Créez utilisateurs et enseignants

   Ajoutez vos enseignants dans /utilisateurs et affectez-les aux matières de chaque classe depuis la fiche classe.

Accès : /rentree. L'assistant est composé de 4 étapes. Chacune est facultative: si vous avez déjà créé l'année ou dupliqué les classes, vous pouvez passer directement à l'étape suivante.

Étape 1 · Créer la nouvelle année

L'assistant propose automatiquement un nom (2026-2027 si la dernière année est 2025-2026). Vous ajustez les dates de début et de fin, puis vous validez. La nouvelle année est immédiatement activée.

Étape 2 · Dupliquer les classes

Toutes les classes de l'année précédente sont copiées vers la nouvelle année, avec :

• Nom + niveau — identique à l'année passée
• Matières affectées — avec leurs coefficients et ordre d'affichage
• Type de période — semestre ou trimestre selon la classe source
• Enseignant principal — recopié si l'utilisateur existe encore
• Groupe & tarifs de groupe — chaque classe conserve son groupe (cycle) et les tarifs définis au niveau des groupes sont dupliqués vers la nouvelle année

Vous ajustez ensuite ce qui change (ex : suppression d'une classe, ajout d'une nouvelle section) depuis /classes.

Étape 3 · Configurer les frais

Définissez les frais annuelspar école (inscription, mensualité, tenue), par groupe de classes ou par classe (surcharge). L'assistant vous propose de reprendre les frais de l'année précédente pour aller plus vite.

Étape 4 · Faire passer les élèves

C'est l'étape la plus puissante. Pour chaque élève de l'année source, le système calcule sa moyenne annuelle et propose :

• Promu (≥ passingGrade) — vers la classe suivante — CM2 → 6ème, 3ème → Seconde, Terminale → sortie
• Redoublant (< passingGrade) — vers la même classe

Vous validez d'un clic ou modifiez la classe cible individuellement. Les élèves passés deviennent immédiatement inscrits dans l'année cible avec un statut redoublant le cas échéant.

Accès : /annees.

• Créer une année — nom (ex. 2026-2027), date de début, date de fin
• Activer une année — un clic — l'année devient l'année de référence dans l'app
• Historique conservé — toutes les inscriptions, notes et bulletins des années passées restent accessibles
• Sélecteur d'année — sur la fiche élève et sur /bulletins, vous consultez n'importe quelle année passée

Classes

Accès : /classes. Chaque classe appartient à une année scolaire précise et possède :

• Nom — ex. 6ème A
• Niveau — CI, CP, CE1…, 6ème, 5ème…, Seconde, Première, Terminale
• Type de période — SEMESTRE (S1/S2) pour le primaire, TRIMESTRE (T1/T2/T3) pour secondaire — au choix
• Enseignant principal — utilisé sur bulletin et dossier
• Frais spécifiques — surcharge des frais école ou groupe (inscription/mensualité/tenue)
• Groupe — cycle d'appartenance (Préscolaire, Primaire, Collège…) — optionnel, voir ci-dessous

Groupes de classes

Les classes peuvent être organisées en groupes (cycles) depuis /classes. Les préréglages couvrent le cursus sénégalais — Jardin d'enfants, Préscolaire, Primaire, Collège, Lycée — et vous pouvez aussi créer un groupe avec le nom de votre choix.

• Création & ordre — créez vos groupes en un clic depuis les préréglages, puis réordonnez-les — l'ordre choisi est repris dans toutes les listes de l'application
• Affectation automatique — un bouton range chaque classe dans le groupe correspondant à son niveau (PS-GS → Préscolaire, CI-CM2 → Primaire, 6ème-3ème → Collège, Seconde-Terminale → Lycée)
• Déplacement libre — une classe se déplace d'un groupe à l'autre à tout moment, sans effet sur ses élèves, ses notes ou ses paiements
• Listes sectionnées — tableau de bord (statistiques par groupe), élèves, saisie de notes, bulletins, assiduité et inscriptions présentent les classes groupe par groupe

Matières

Accès : /matieres. Les matières sont définies au niveau de l'école (nom, code, coefficient par défaut) et affectées à chaque classe individuellement avec un coefficient propre à la classe si besoin. Chaque classe-matière a son enseignant.

Accès : /eleves. La liste est groupée par classe. Chaque fiche élève propose :

• Identité — prénom, nom, sexe, date et lieu de naissance, matricule (optionnel, auto-généré)
• Photo de l'élève — ajout avec recadrage (glisser + zoom, cadre portrait) — affichée sur la fiche élève et la fiche d'inscription PDF
• Classe redoublée — sélecteur Néant + CI → Terminale — le statut redoublant en découle automatiquement
• Provenance & prise en charge — ancienne école / classe d'origine, structure de prise en charge éventuelle
• Identification du tuteur ou du parent — nom, lien avec l'élève et téléphone — ajoutables ou modifiables directement sur la fiche (direction et comptable) ; à défaut, le tuteur est déduit du compte parent lié ou du payeur d'un règlement
• Documents — fiche d'inscription, bulletin et dossier scolaire téléchargeables en 1 clic
• Historique — toutes les inscriptions passées, avec un bulletin par période (T1/T2/T3 ou S1/S2) et le dossier de chaque année
• Correction de doublon — si une « nouvelle inscription » a été créée par erreur au lieu d'une réinscription, le directeur ou l'admin fusionne le doublon avec l'élève d'origine — paiements, reçus et notes sont rattachés, le doublon est supprimé
• Assiduité — absences et retards saisissables au fil de l'eau
• Transfert de classe — en cours d'année, l'élève change de classe SUR son inscription — paiements, notes et assiduité sont conservés

Import Excel

Pour les gros volumes, un import Excel est disponible depuis la page élèves. Le fichier doit contenir les colonnes : nom, prénom, sexe, date de naissance, classe. Les élèves sont créés ET inscrits dans la classe indiquée en une seule opération.

Accès : /inscriptions/nouveau (onglet Nouveau).

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   Identité de l'élève

   prénom, nom, sexe, date de naissance, lieu, matricule optionnel (auto si laissé vide), provenance (ancienne école / classe) et classe redoublée (Néant + CI → Terminale).
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   Classe d'affectation

   choisissez la classe dans l'année active — le sélecteur est sectionné par groupe (Préscolaire, Primaire, Collège…). Les frais inscription / tenue de la classe sont affichés.
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   Parents & tuteur payeur

   père, mère, tuteur — au moins un tuteur avec téléphone pour l'envoi WhatsApp du reçu.
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   Paiement (optionnel)

   encaissez immédiatement l'inscription ± la tenue scolaire. Si l'élève est pris en charge par une structure, le droit d'inscription est offert — seule l'assurance reste due. Un aménagement de frais individuel peut aussi être accordé ici (droit offert, réduction mensuelle, assurance + tenue seulement — voir la section Comptabilité). Un seul reçu global est généré.

Fiche d'inscription PDF

Après l'inscription, une fiche d'inscription au format sénégalais est générée automatiquement :

• Contenu — en-tête école (logo, devise, n° d'autorisation), identité + photo, ancienne scolarité, prise en charge, tuteur, engagement financier avec échéancier des mensualités
• Signatures — espaces pour le tuteur et la direction — à imprimer, faire signer et remettre au parent
• Toujours à jour — générée à la volée : si vous corrigez l'inscription, la fiche retéléchargée reflète les changements
• Où la trouver — page de détail de l'inscription, fiche élève (carte Documents) ou /api/enrollment-form

Prise en charge (mairie, ONG, entreprise…)

Créez la liste des structures dans /parametres (section Prises en charge, nom + note explicative). À l'inscription, vous sélectionnez la structure : le droit d'inscription est offert, seule l'assurance reste due. Le nom et la note sont figés sur l'inscription (snapshot) — même si la liste change plus tard, les documents restent exacts.

Après l'inscription : page de détail

Vous êtes redirigé vers la page de détail de l'inscription :

• Documents — fiche d'inscription (aperçu / téléchargement) + tous les reçus émis, partageables WhatsApp
• Paiements de l'année — payé / attendu / reste, état de chaque mensualité, inscription et tenue
• Bouton Modifier — corrigez après coup l'identité, la classe, la provenance, la classe redoublée et la prise en charge — les paiements encaissés ne sont jamais altérés

Le reçu généré

• PDF — format A5 imprimable, avec logo école, QR code de vérification publique, cachet
• PNG — image partageable, même contenu que le PDF, optimisée pour WhatsApp
• WhatsApp direct — Bouton Partager → Web Share API sur mobile (image jointe), fallback wa.me sur desktop
• Vérification publique — URL /r/<token>— n'importe qui peut scanner le QR pour confirmer l'authenticité

Historique

Accès par défaut : /inscriptions. Timeline moderne groupée par jour (aujourd'hui, hier, dates précédentes). Vous voyez d'un coup d'œil :

• 4 KPIs en haut — aujourd'hui, 7 derniers jours, payées, encaissé
• Filtres — par groupe de classes, par classe, par statut (payée / non payée)
• Actions sur chaque carte — renvoi rapide du reçu par WhatsApp, téléchargement PDF/PNG, ouvrir la fiche élève

Accès : /inscriptions/nouveau puis onglet Réinscription.

Ce qui est calculé pour chaque candidat

• Moyenne annuelle — Même calcul que le bulletin : chaque période est calculée depuis les notes et moyennes par matière ; la moyenne trimestrielle historique saisie ne sert que si la période n'a aucune donnée matière. La formule annuelle de l'école s'applique ensuite aux périodes ayant des données.
• Décision automatique — ADMIS si moyenne ≥ passingGrade, REDOUBLE sinon, EXCLUS pour les cas gérés manuellement.
• Classe suggérée — Niveau supérieur si promu, même niveau si redouble. Les alias sont reconnus (2nde ≡ Seconde, 1ère ≡ Première, Tle ≡ Terminale).
• Transition inter-cycles — Quand l'élève change de cycle (CM2 → 6ème, 3ème → Seconde), sa carte l'affiche clairement — le passage n'est jamais bloqué, même si la classe cible est dans un autre groupe.

Filtrage automatique

Les élèves pour lesquels aucune classe d'accueil n'existe dans votre école ne sont pas affichés. Cela évite les propositions absurdes :

• École primaire sans collège — un CM2 admis n'apparaît pas — il faut le rediriger vers un collège
• École collège sans lycée — une 3ème admise après le BEFM n'apparaît pas — il faut la rediriger vers un lycée
• Fin de cursus — un Terminale (peu importe le résultat au Bac) n'apparaît pas — plus de scolarité

Les transitions gérées :

Alias reconnus

Vous pouvez nommer vos classes avec n'importe quelle orthographe courante :

• 6ème / 6eme — avec ou sans accent
• Seconde / 2nde / 2de — toutes les variantes sont équivalentes
• Première / 1ère / 1ere — idem
• Terminale / Tle / Term — idem

Accès : /notes puis choisissez la classe et la matière.

Auto-save

• Sauvegarde toutes les 1,5 s — aucun bouton à cliquer
• Statut visuel — Enregistré ✅, En attente 🟡, Enregistrement en cours 🔵
• Chunking — les grosses saisies sont découpées pour éviter les payloads trop lourds
• Guard fermeture d'onglet — le navigateur vous prévient si des notes sont en attente
• Plafond à 20 — impossible de saisir une note ou une moyenne supérieure à 20 — bloqué à la saisie et côté serveur

Décimales

Tapez 10.5, 15.25, 7.75 — aucune limite artificielle. Le point ou la virgule fonctionnent.

Mode moyennes directes

Pour les périodes passées dont vous n'avez plus les évaluations détaillées, basculez la matière × période en moyennes directes. Vous ne saisissez plus qu'une moyenne par élève. Les évaluations existantes sont conservées en base et masquées — vous pouvez revenir en mode notes détaillées à tout moment.

Clôturer une évaluation

Quand vous cliquez sur Clôturer(en bas de la grille d'une évaluation), les élèves qui n'ont pas de note sont marqués comme absents. Leur cellule passe en Abs, ils sont exclus du calcul de moyenne et le bulletin les affichera clairement.

Accès :

• Vue classe — /assiduite — grille auto-save avec absences / retards par élève et par période, classe par classe
• Vue élève — /eleves/<id>, onglet Assiduité — saisie individuelle avec date et motif

Les compteurs (nombre d'absences, nombre de retards) sont affichés sur le bulletin de chaque période et sur le dossier scolaire annuel.

Accès : /bulletins.

Bulletin périodique

• En-tête officiel — IA, IEF, chef d'établissement, logo, devise
• Tableau matières — note × coefficient × total, moyenne générale, rang de l'élève dans la classe
• Mentions — Passable, Assez bien, Bien, Très bien — seuils configurables dans les paramètres
• Décision — sur le bulletin final : ADMIS / REDOUBLE
• Absences / retards — totaux de la période affichés
• Filigrane logo — le logo école apparaît en filigrane pour garantir l'authenticité

2 modèles au choix

• SENEGAL_V1 (moderne) — mise en page compacte, colonne mentions à droite
• SENEGAL_V2 (classique) — cases mentions/décision cochées comme sur les bulletins papier traditionnels

Années passées & moyennes historiques

• Un bulletin par période — depuis la fiche élève → Historique scolaire, chaque trimestre/semestre de chaque année a son lien
• Période par défaut intelligente — sans période précisée, le bulletin s'ouvre sur la DERNIÈRE période qui a des données (plus jamais un bulletin vide parce que les notes sont en T3)
• Moyennes historiques en repli — si une période n'a aucune note ni moyenne par matière mais qu'une moyenne trimestrielle historique a été saisie, elle est affichée comme moyenne générale du bulletin
• Élèves « À confirmer » exclus — ils n'apparaissent ni dans le PDF classe entière, ni dans le classement, ni dans l'effectif affiché sur les bulletins

Masquer le matricule

Si votre école n'a pas de système de matricules stables, activez Masquer la valeur du matricule dans les paramètres. Le libellé Matricule reste sur le bulletin, mais la valeur est remplacée par —.

Dossier scolaire annuel

Le dossier scolaire est un PDF récapitulatif de toute l'année, avec les moyennes par matière × période, la moyenne annuelle, le rang, les mentions, les appréciations et l'assiduité totale.

PDF unique classe entière

Depuis /bulletins, sélectionnez une classe et une période, puis cliquez sur Bulletins classe entière (1 PDF). Vous obtenez un seul document avec tous les bulletins à imprimer — idéal pour la distribution. Le même bouton existe pour les dossiers scolaires de toute la classe.

Liste des élèves avec rang

Depuis /bulletins et /dossiers, un bouton exporte la liste PDF des élèves classés par rang(moyenne + mention) — pratique pour l'affichage des résultats ou les conseils de classe.

Accès : hub /comptabilite avec liens vers les sous-modules :

• Tarifs — configurer les frais école ou par classe
• Paiements — encaisser mensualités et inscriptions
• Historique — tous les paiements avec filtres et KPIs
• Salaires — gestion de la paie enseignants
• Reçus — consultation des reçus émis

Types de paiement

Tarifs & frais

Accès : /comptabilite/tarifs. Vous configurez, par école, par groupe de classes ou par classe :

• Droit d'inscription + assurance — deux montants séparés — l'échéance Inscription facture les deux, ou l'assurance seule si prise en charge
• Tenue scolaire — forfait optionnel, payable avec l'inscription ou plus tard
• Mensualité + échéancier — montant, nombre d'échéances ET 1er mois (septembre, octobre…) — la grille de paiement et les reçus suivent automatiquement
• Aperçu en direct — l'échéancier de l'année s'affiche pendant la saisie, avec les mois offerts si dispatch

Modèles de reçus / factures

Dans /parametres, choisissez le modèle appliqué à TOUS les reçus de paiement élèves :

• Moderne — reçu A5 compact avec QR code — le modèle par défaut
• Facture détaillée — format A4 type établissement : en-tête logo + slogan + n° d'autorisation centrés, nature du paiement, rappel des factures restantes (0 sur les mois déjà payés), cachet et QR code
• Rétroactif — les reçus sont générés à la volée — changer de modèle s'applique aussi aux paiements déjà encaissés

Reçu certifié par QR code

Chaque paiement génère un reçu avec :

• N° unique — REC-<année>-<numéro> par école × année
• QR de vérification — Scan → ouverture de /r/<token>qui confirme l'authenticité
• Formats — PDF (impression) et PNG (WhatsApp)
• Cachet école — logo école incrusté en filigrane, plus signature du chef d'établissement

Règlement groupé multi-mois

Un tuteur qui paie en une fois inscription + tenue + septembre + octobre + novembre n'a pas 5 reçus séparés : un seul reçu groupédétaille chaque ligne et affiche le total. Sur l'historique, ce paiement est regroupé en une seule occurrence, avec les cellules mensualité correspondantes marquées comme réglées via ce reçu.

Info tuteur payeur

À chaque encaissement, vous capturez le nom du payeur, son téléphone et son lien de parentéavec l'élève (Père, Mère, Tuteur, Grand-parent…). Traçabilité complète, et téléphone utilisé pour le partage WhatsApp du reçu.

Partage WhatsApp direct

Bouton Partager sur chaque reçu :

• Sur mobile — Web Share API — l'image est jointe et l'utilisateur choisit son contact
• Sur desktop — Fallback vers wa.me/<numéro> avec un message pré-rempli et un lien vers le reçu

Annulation — jamais de suppression

Un paiement ne peut jamais être supprimé, même par un administrateur — c'est une garantie d'audit. Vous l'annulez avec un motif : il reste dans l'historique avec badge Annulé, motif visible, exclu des totaux d'encaissement. Une annulation est réversible si elle était une erreur.

Prise en charge

Un élève pris en charge par une structure (mairie, ONG, entreprise…) ne paie pas le droit d'inscription — seule l'assurance reste due sur l'échéance Inscription. Le badge Pris en charge apparaît sur la page paiements, les reçus et les pages de détail. La liste des structures se gère dans /parametres.

Aménagements de frais par élève

En plus de la prise en charge, vous pouvez accorder un aménagement individuel à n'importe quel élève : sélecteur Aménagement des fraisà l'étape Paiement du wizard d'inscription (onglet Nouveau ou Réinscriptions), modifiable après coup depuis le détail de l'inscription → Modifier. Trois cas :

• Droit d'inscription offert — l'élève ne doit que l'assurance sur l'échéance Inscription — la tenue scolaire reste due s'il en prend une
• Réduction sur la mensualité — un montant en FCFA est déduit de CHAQUE mensualité payable (jamais en dessous de 0)
• Assurance et tenue uniquement — droit d'inscription ET toutes les mensualités offerts — l'élève ne paie que l'assurance et, le cas échéant, la tenue

Dispatch

Option pour étaler les 2 derniers mois de scolarité sur les 7 premiers. Les parents ne paient donc que sur 7 mois — le total dû est identique, mais la charge mensuelle est plus lisse.

Mobile Money & modes de paiement

Modes disponibles : espèces, chèque, virement, Mobile Money (Orange Money, Wave, Free Money…). Pour Mobile Money vous saisissez le n° du compte payeur. Pour chèque et virement, la référence.

Accès : /comptabilite/salaires-profs.

Configuration enseignant

• Taux horaire — unique par enseignant, configurable dans sa fiche utilisateur
• Ventilation par matière — vous pouvez saisir les heures d'un enseignant en les répartissant par matière enseignée

Saisie mensuelle

Chaque mois, ouvrez la page salaires du mois en cours et saisissez les heures par enseignant × matière. Auto-save 800 ms. Le salaire brut est calculé en temps réel.

Reçu de salaire

Format A5 avec :

• En-tête école — logo, nom, IA/IEF
• Identité enseignant — nom, période
• Tableau heures × taux — chaque matière avec ses heures, sa contribution au salaire
• Total brut — en gros, en toutes lettres
• QR code de vérification — public, comme pour les reçus élèves
• Partage WhatsApp direct au prof — avec son téléphone renseigné

Coût par matière

La page salaires vous permet de voir combien coûte l'enseignement d'une matière(ex : anglais) sur un mois ou sur l'année, ventilé prof par prof. Utile pour arbitrer sur les taux ou la charge horaire.

Progression de la paie

Sur la page salaires du mois, une barre de progression indique combien d'enseignants ont été payés vs à payer. Chips filtre pour ne voir que les impayés.

Accès : /super-admin/sauvegardes (réservé aux Super Admin).

Snapshots automatiques

• Fréquence — quotidienne à 2h du matin par défaut, configurable
• Rétention — nombre de snapshots conservés paramétrable par école (défaut : 30)
• Périmètre — toutes les données de l'école (élèves, notes, comptabilité, utilisateurs)
• Format — JSON compressé, téléchargeable

Restaurer

2 modes :

• Depuis un snapshot en base — cliquez sur Restaurer dans l'historique — l'école est ramenée à l'état de cette date
• Depuis un fichier JSON — uploadez un snapshot téléchargé ailleurs (ex : sauvegarde hors-ligne)

Journal d'activité

Toutes les restaurations sont journalisées : qui a restauré, quel snapshot, à quelle date. Idem pour toutes les actions sensibles (création utilisateur, changement de rôle, création école, désactivation).

Accès : /super-admin (réservé aux Super Admin).

Isolation stricte

Chaque école a ses propres élèves, classes, matières, années, paiements, utilisateurs. Une école ne voit jamais les données d'une autre — la séparation est faite au niveau du schoolId sur toutes les requêtes.

Gestion depuis /super-admin

• Créer une école — renseignez nom + directeur, mot de passe temporaire généré
• Suspendre une école — soft-suspend avec motif — les utilisateurs sont bloqués
• Éditer école + directeur — changer les infos école ou reset password directeur
• Sauvegardes centralisées — historique de tous les snapshots de toutes les écoles
• Multi super admins — vous pouvez déléguer le rôle Super Admin à plusieurs comptes

Accès : /parametres.

En-tête administratif

• IA — Inspection d'Académie (ex. IA RUFISQUE)
• IEF — Inspection de l'Éducation et de la Formation (ex. IEF PIKINE)
• Chef d'établissement — nom affiché en bas des bulletins
• Devise école — affichée en pied de bulletin (optionnel)
• Logo école — upload PNG/JPG, affiché sur bulletins, dossiers, reçus
• N° d'autorisation — numéro d'autorisation d'ouverture de l'école — affiché sur les reçus, factures et la fiche d'inscription

Notation

• Échelle — 20, 10 ou 100 — affectations affichées adaptées
• Note de passage — seuil qui distingue ADMIS de REDOUBLE (défaut 10/20)
• Seuils de mentions — Passable, Assez bien, Bien, Très bien — chacun paramétrable
• Formule moyenne annuelle — SIMPLE (moyenne des périodes) / LAST_DOUBLE (dernière période comptée × 2) / LAST_TRIPLE

Modèle de bulletin

SENEGAL_V1 (moderne, compact) ou SENEGAL_V2 (classique avec cases mentions/décision à cocher). Vous pouvez basculer à tout moment.

Divers

• Masquer valeur matricule sur PDF — le libellé Matricule reste, la valeur devient —
• Type de période par défaut — SEMESTRE ou TRIMESTRE — surchargeable par classe
• Modèle de reçu de paiement — Moderne (A5 compact) ou Facture détaillée (A4 type établissement) — rétroactif sur tous les reçus
• Prises en charge — liste des structures (mairie, ONG…) avec note — sélectionnables au wizard d'inscription

Premier réflexe : l'assistant IA intégré— la bulle orange en bas à droite de chaque page de l'application. Posez votre question en français (« comment encaisser une mensualité ? ») et il répond immédiatement, en étapes, avec les chemins de menu. Pour le reste :

Formation à l'usage

Une formation initiale est incluse dans les plans École Standard et Multi-écoles. Elle couvre la prise en main complète de l'application, de la configuration à l'édition des bulletins.